Buscar en el Centro de Ayuda

Sistema de gestión de documentos (DMS)

Acceda a los documentos de la empresa y de los empleados las 24 horas del día.

Flexibilidad y seguridad

El sistema de gestión de documentos (DMS) de AdvanStaff HR permite a los directores/empleadores simplificar las tareas y ahorrar tiempo gestionando los documentos de forma segura a través del portal online de AdvanStaff.

Proporcionamos a los clientes un "archivador virtual" preconstruido. Su equipo puede determinar qué almacenar y empezar a cargar fácilmente sus documentos en el DMS. Los documentos generados por el sistema AdvanStaff HR eOnboarding se conservan automáticamente en el DMS.

Los gestores determinan qué tipos de documentos almacenar y qué carpetas utilizar. Según las reglas definidas, las carpetas de documentos son "visibles" u "ocultas" para el usuario que ha iniciado sesión en el portal de empleados o el portal de gestores de AdvanStaff HR Cloud.

Se puede acceder a estas carpetas o restringirlas seleccionando una de varias funciones de distintos niveles para que se ajusten a las necesidades del usuario.

Gestión avanzada de documentos:

  • Ahorra tiempo y aumenta la eficiencia de los gestores, aumenta el cumplimiento de los registros y mejora el flujo operativo.
  • Permite a los gestores segmentar fácilmente los formularios y documentos para facilitar su recuperación en el futuro.
  • Conserva los documentos de apoyo relacionados con:
    • Políticas
    • Procedimientos operativos estándar (SOP)
    • Formularios específicos de la empresa
    • Competencias y educación
    • Certificaciones de formación
    • Identificación
    • Asistencia
    • Evaluaciones
    • Discusiones disciplinarias
  • Concede a los usuarios permiso a los gestores del centro de trabajo para realizar varios niveles de funciones.
    • Ver | Cargar | Descargar | Imprimir | etc.
  • Permite que los empleados accedan a los formularios, documentos, manuales, procedimientos y más, las 24 horas del día, desde su Portal de Autoservicio del Empleado.
  • Organizar los archivos en una plataforma de almacenamiento electrónico seguro
  • Ofrezca a sus empleados versiones actualizadas de los materiales las 24 horas del día, los 7 días de la semana
  • Conserve copias válidas de las credenciales, tarjetas de trabajo o licencias importantes de los empleados y revíselas o imprímalas, a petición.
  • Complementa el Portal de Autoservicio del Empleado
  • Los manuales, políticas y procedimientos están siempre disponibles
  • Es un sistema llave en mano y está preconfigurado con carpetas de documentos.
  • Muchas carpetas permiten la visibilidad del empleado en el Portal de Autoservicio del Empleado.
  • Las carpetas designadas NO tienen visibilidad de cara al empleado y están diseñadas para almacenar documentos con un mayor nivel de confidencialidad.

Gestionar documentos desde el Portal del Gestor

El sistema de gestión de documentos de AdvanStaff HR está preconfigurado y listo para funcionar desde el primer día. Una vez habilitado en su portal, una serie de carpetas de almacenamiento (con visibilidad para el usuario final) están disponibles y listas para su uso.

Capturas de pantalla

¿Qué es lo siguiente?

Cuando esté listo para utilizar el sistema de gestión de documentos:

  • Rellene el "Formulario de solicitud de información sobre el programa"
  • Nuestro equipo puede ayudar con las mejores prácticas y una guía de implementación.
  • Determine quién necesitará acceso a los documentos y asigne "niveles" de acceso específicos.
    • Tendremos que añadir esos permisos a sus credenciales del portal del gestor.
  • Defina qué almacenar y cargue sus documentos

CONSEJO PROFESIONAL: Puede encontrar tutoriales útiles en todo el Portal del Gestor haciendo clic en el "signo de interrogación" en la parte superior derecha de cada pantalla.

Vea la demostración del sistema de gestión de documentos (DMS)