Incorporación de empleados
Onboarding sin papel en cualquier momento y lugar
Los empleados recién contratados utilizan un teléfono móvil, una tableta, un portátil o un ordenador de sobremesa para rellenar rápidamente los formularios de empleo obligatorios que exigen las administraciones federales, estatales y locales para completar sus documentos de nueva contratación.
La plataforma online sin papeles que proporciona AdvanStaff HR permite la eficiencia y el ahorro de tiempo, lo que conlleva un menor esfuerzo en la cumplimentación de formularios y más recursos disponibles para el funcionamiento de la empresa.
Capacitar a los gerentes
Los gerentes de contratación inician el proceso de contratación directamente desde el portal de gerentes.
No es necesario programar, viajar ni esperar a las reuniones de inscripción.
Gane eficiencia y ahorre dinero
Un procesamiento eficiente de las nuevas contrataciones reduce los costes de mano de obra y hace que las nuevas contrataciones empiecen a trabajar más rápidamente.
Aumentar el cumplimiento
Los formularios digitalizados se adaptan a las especificaciones de su empresa y se presentan al empleado según las preferencias del empresario.
Una solución ecológica
La incorporación sin papel ahorra entre 75 y 150 páginas de papel por empleado, al tiempo que las empresas se comprometen con prácticas ecológicas, ahorran mano de obra y protegen el medio ambiente.
Velocidad y precisión
Los datos de los formularios sin papel se validan sobre la marcha para ayudar a garantizar la coherencia y la integridad.
La información recopilada electrónicamente no requiere transcripción manual y elimina los errores humanos.
Todos los sistemas se conectan perfectamente
Todos los sistemas están conectados. Seguimiento de solicitantes, procesamiento de nuevas contrataciones, inscripción de beneficios, gestión del aprendizaje y la formación, mantenimiento de los empleados sin papel, y más.
¿Listo para incorporar a su primer empleado recién contratado sin papel? Vamos aello.
- Inicie sesión en el Portal del Gestor.
- Acceda a la pantalla "La nueva contratación" situada en MIS EMPLEADOS > ACCIÓN > NUEVA CONTRATACIÓN. También puede buscar "Nueva Contratación" en la ventana de búsqueda. Le recomendamos que guarde esa página como favorita.
- Empiece a tramitar su nueva contratación.
Los campos obligatorios están resaltados en rojo. Haga clic en las palabras clave subrayadas en azul para ver las opciones de relleno de los campos.
Algunas notas útiles:
- Añade una dirección de correo electrónico personal para el empleado: el nuevo empleado recibirá un correo electrónico con instrucciones de registro para que pueda empezar a inscribirse en cualquier momento y lugar.
- La base salarial es:
- Por hora para los empleados por hora y
- Anualmente para los asalariados.
- Si recibe un mensaje indicando que el empleado ya está en el sistema (también conocido como contratación cruzada), haga que el nuevo empleado rellene los formularios en papel y los envíe a AdvanStaff HR. La funcionalidad de contratación cruzada estará disponible en breve.
- Los empleados 1099 todavía no son compatibles. Por favor, haga que rellenen los formularios en papel y los envíen a AdvanStaff HR.
Si se ha introducido toda la información, al nuevo contratado se le asignará un "registro de precontratación" que se muestra en la parte inferior de la pantalla después de hacer clic en el botón "Guardar".
El registro de precontratación permanecerá hasta que se completen todas las secciones del flujo de trabajo de nuevas contrataciones.
El resto de los campos de esta pantalla serán enviados por el empleado a través del portal Employee Self Service (también conocido como ESS).
Una vez que el jefe de contratación del centro de trabajo ha rellenado el formulario de nueva contratación, el empleado recién contratado está listo para inscribirse.
Si el gerente introdujo una dirección de correo electrónico personal en el formulario de nueva contratación, el nuevo empleado recibirá un correo electrónico de bienvenida con un enlace para registrarse en el Portal del Empleado.
El nuevo contratado necesitará:
- Apellido - el empleado debe utilizar su apellido legal completo. Esta entrada debe coincidir exactamente con lo que se presentó en la pantalla de Nueva Contratación.
- Número de Seguridad Social - Esta entrada debe coincidir exactamente con lo que se presentó en la pantalla de Nueva Contratación.
- Dirección de correo electrónico personal
Se pedirá al empleado recién contratado que cree un nombre de usuario y una contraseña únicos. Este nombre de usuario se utilizará para el portal de Autoservicio del Empleado después de la incorporación.
Una vez introducido esto, el empleado debe hacer clic en el botón "Registrar" para completar el proceso de registro.
Una vez registrado, el empleado será redirigido automáticamente a la página de inicio de sesión donde tendrá que introducir su nombre de usuario y contraseña únicos. Una vez introducida toda la información y validada por el sistema, el empleado podrá iniciar su flujo de trabajo de Nueva Contratación.
Si el empleado no puede iniciar el proceso de incorporación, es probable que haya una razón lógica. Echemos un vistazo.
La causa suele ser que el empleado recién contratado introduzca un apellido o un número de seguro social diferente de la información que el gestor introdujo en el formulario de nueva contratación.
Para ver o editar los datos introducidos en el formulario de nueva contratación, vaya a MANTENIMIENTO DEL FLUJO DE TRABAJO. (ver imagen)
Introduzca la siguiente información y haga clic en Buscar.
- Tipo de flujo de trabajo: Onboarding
- Acción: Editar
- Identificación del cliente: ID de cliente
Seleccione Editar para el nuevo empleado que tiene un problema con el registro.
- Verifique el nombre y el número de seguro social de la nueva persona contratada.
- Corrija la información y guarde.
- Haga que el nuevo empleado vuelva a intentar el registro.
Si el problema persiste, puede indicarle al gerente o al nuevo empleado que llame a AdvanStaff HR.
Una vez que el empleado comienza, un elemento crítico de la incorporación es completar el formulario I-9. Los profesionales de AdvanStaff están aquí para ayudar.
Una vez que el empleado haya completado todos los formularios requeridos y haya enviado su sección del flujo de trabajo de nuevas contrataciones, el gerente de contrataciones recibirá un correo electrónico de "Acción Requerida" notificando que debe completar la Sección 2 del I-9.
Por requerimiento federal, la Sección 2 del I-9 debe ser completada dentro de los 3 días de la fecha de contratación del empleado.
Los responsables de la contratación deben aprobar el I-9
Cuando el gerente de contratación (o los aprobadores de la Sección 2 I-9) inician sesión en el Portal del Gerente, notarán que aparece una marca de verificación de notificación roja en la parte superior derecha de su pantalla. Al hacer clic en la marca de verificación, aparecerá la pantalla de aprobaciones pendientes.
El aprobador de la sección 2 del I-9 debe entonces:
- haga clic en la Sección 2 del I-9 para el empleado en Pantalla deaprobaciones pendientes (disponibles para usted)
- haga clic en "Grab" para ponerlo en su propia cola (una vez una vez "agarrado", nadie más tendrá acceso a ese formulario para aprobarlo)
- haga clic en la Sección 2 del I-9 en Aprobaciones pendientes (asignadas a usted)
Sección 1, revisión con el empleado.
Si algo es incorrecto, haga clic en "Denegar" para permitir que el empleado edite la Sección 1 del I-9 por su cuenta. El empleado tendrá que volver a entrar en el Autoservicio del Empleado para rehacer su Sección 1 del I9.
Si todo es correcto, haga clic en "Siguiente". Aquí es donde el aprobador de la Sección 2 del I-9 introduce el/los documento(s) de identificación.
Sección 2, certificar los documentos
La última página es la pantalla de Certificación de la Sección 2 del I-9. Asegúrese de marcar la casilla para firmar electrónicamente el I-9.
El autor de la aprobación tendrá que entrar:
- Su cargo/título de trabajo
- Apellido: utilice su apellido legal completo
- Nombre: utilice su nombre legal completo
Verifique que la información del empleador aparezca como:
- El nombre DBA de la empresa
- La dirección del centro de trabajo de la empresa
- Haga clic en "Siguiente".
- Compruebe que todo es correcto
- Haga clic en "Enviar".
Vea el vídeo de formación del gestor del I-9 sin papeles
Volver a contratar a un empleado
Si está dispuesto a recontratar a un empleado, el proceso es un poco diferente al de una nueva contratación.
NOTA: Nunca introduzca a un empleado que utilice un número de la Seguridad Social (NSS) diferente, nuevo o alternativo como nueva contratación.
Vea el siguiente vídeo de formación:
Formación del sistema de recontratación para directivos