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Cumplimiento de la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA)

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Ley de Asistencia Asequible (ACA)
Servicios de cumplimiento

¿Qué es la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA)?

La Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA) es una ley de reforma sanitaria promulgada en marzo de 2010 y que entró en vigor en enero de 2014. Como parte de sus requisitos para las empresas, la ACA amplió la cobertura del seguro médico y reformó el sistema de prestación de asistencia sanitaria para reducir los costes sanitarios y mejorar la calidad. 

La ACA incorporó numerosas reformas y mandatos.

Los mandatos más importantes para los empleadores son las Disposiciones de Responsabilidad Compartida del Empleador (ESRP). Las disposiciones de la ACA exigen que las Grandes Empresas Aplicables (ALE) con cincuenta (50) o más empleados equivalentes a tiempo completo compartan la responsabilidad de proporcionar seguro médico. 

¿Qué organizaciones deben cumplir los mandatos de la ACA?

Las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador de la ACA se aplican a todas las organizaciones que emplean a 50 personas o más. La ley clasifica a estos empleadores como "grandes empleadores aplicables" o ALE. En virtud de estas disposiciones, los empleadores deben cumplir tres requisitos.

Todas las ALE deben:

  • Ofrecer una cobertura sanitaria esencial mínima a los empleados a tiempo completo
  • La cobertura debe ser asequible
  • La cobertura debe incluir a las personas a cargo del trabajador
  • La cobertura debe proporcionar un valor mínimo
  • Informar a los empleados sobre la cobertura esencial
  • Comunicar al IRS la información relativa a los empleados asegurados (mientras dure la cobertura).

¿Qué es el cumplimiento de la ACA?

Las empresas sujetas a la ACA deben ofrecer un seguro médico asequible con una cobertura esencial mínima y un valor mínimo a al menos el 95% de sus empleados a tiempo completo (incluidos los dependientes). También están obligadas a proporcionar a los empleados la siguiente información:

Además, los formularios 1094-C/1095-C deben presentarse al IRS y a todas las agencias estatales aplicables cada año fiscal, confirmando que cada mes se ofreció una cobertura oportuna, asequible y conforme a la ACA a los empleados a tiempo completo que cumplían los requisitos. Los datos y las prácticas empresariales deben alinearse para que estos formularios presenten información precisa y completa. De lo contrario, el IRS y las agencias estatales pueden emitir avisos de sanción.

Cambios en curso

La Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA) ha introducido una serie de reformas significativas en la cobertura de los planes de salud colectivos desde su promulgación en 2010.

Casi todos los años se introducen cambios en los requisitos de la ACA que los empresarios deben conocer y cumplir. Estos cambios incluyen aumentos anuales por el coste de la vida de determinados límites en dólares de la ACA, ampliaciones de los plazos de presentación de informes de la ACA y actualizaciones de las directrices de cobertura de atención preventiva.

Los empleadores de centros de trabajo elegibles contratados con los servicios de gestión de beneficios y corretaje de AdvanStaff HR reciben servicios de cumplimiento de la ACA. Póngase en contacto con el Departamento de Beneficios de AdvanStaff HR para obtener ayuda o si tiene alguna pregunta sobre los servicios de cumplimiento de la ACA.

Preguntas sobre el cumplimiento de la ACA

Las normas de responsabilidad compartida del empleador de la ACA se aplican únicamente a las ALE. Las ALE son empresas con 50 o más empleados a tiempo completo (incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo) en días laborables durante el año natural precedente. Los empleadores determinan cada año, en función de su número actual de empleados, si serán considerados una ALE para el año siguiente.

En virtud de las normas de responsabilidad compartida del empleador de la ACA, las ALE deben ofrecer una cobertura sanitaria asequible y de valor mínimo a sus empleados a tiempo completo (e hijos dependientes) o pagar una multa. Una ALE estará sujeta a penalizaciones si uno o más empleados a tiempo completo reciben una subvención por adquirir cobertura sanitaria a través de una Bolsa. Un individuo puede ser elegible para un subsidio de Intercambio ya sea porque la ALE no ofrece cobertura a ese individuo, u ofrece una cobertura que es "inasequible" o no proporciona un "valor mínimo".

Si respondió "No", puede detenerse aquí porque su empresa no es una ALE para 2023, las reglas de responsabilidad compartida del empleador de la ACA no se aplican.

Para ofrecer correctamente cobertura a los empleados a tiempo completo, las ALE deben determinar qué empleados son empleados a tiempo completo según la definición de la ACA. Un empleado a tiempo completo es un empleado que estuvo contratado, de media, al menos 30 horas de servicio por semana (o 130 horas de servicio en un mes natural).

El IRS ofrece dos métodos para determinar la condición de empleado a tiempo completo a efectos de ofrecer cobertura: el método de medición mensual y el método de medición retrospectiva.

Si ha respondido "No", su empresa estará sujeta a sanciones si uno o varios de sus empleados a tiempo completo reciben una subvención para adquirir cobertura sanitaria a través de un Intercambio.

Se considera que la cobertura del plan de salud es asequible si la contribución requerida del empleado al plan no supera el 9,5 % de los ingresos familiares del empleado para el ejercicio fiscal (ajustados cada año). La prueba de asequibilidad se aplica únicamente a la parte de las primas anuales de la cobertura exclusiva para el trabajador y no incluye ningún coste adicional de la cobertura familiar. Asimismo, si una empresa ofrece múltiples opciones de cobertura sanitaria, la prueba de asequibilidad se aplica a la opción de menor coste que proporcione un valor mínimo.

El porcentaje ajustado es del 9,12% para 2023. Se trata de la disminución más sustancial de este porcentaje desde la aplicación de estas normas (frente al 9,61% de 2022). Es el porcentaje más bajo que se ha fijado nunca, un 0,38% por debajo del porcentaje legal de asequibilidad del 9,5%. En consecuencia, es posible que muchos empleadores tengan que reducir sustancialmente el importe que exigen a los empleados que coticen para 2023 a fin de cumplir el porcentaje ajustado.

Si ha respondido "No", su empresa estará sujeta a sanciones si uno o varios de sus empleados a tiempo completo reciben una subvención para adquirir cobertura sanitaria a través de un Intercambio.

Un plan de salud proporciona un valor mínimo (VM) si la participación del plan en los costes totales permitidos de las prestaciones proporcionadas en virtud del plan representa al menos el 60 % de dichos costes. Se pueden utilizar tres métodos para determinar el valor mínimo: una calculadora de valor mínimo, listas de control de puerto seguro basadas en el diseño o una certificación actuarial. Además, cualquier plan del mercado de pequeños grupos que cumpla cualquiera de los "niveles metálicos" de cobertura (es decir, bronce, plata, oro o platino) proporciona el VM.

Además, los planes que no ofrecen hospitalización ni servicios médicos (denominados planes de servicios no hospitalarios/no médicos) no ofrecen MV.

Si ha respondido "No", su empresa estará sujeta a sanciones si uno o varios de sus empleados a tiempo completo reciben una subvención para adquirir cobertura sanitaria a través de un Intercambio.

Dependiendo de las circunstancias, pueden aplicarse una de las dos sanciones previstas en las normas de responsabilidad compartida del empresario de la ACA: la sanción 4980H(a) o la sanción 4980H(b).

  • En virtud de la Sección 4980H(a), una ALE estará sujeta a una sanción si no ofrece cobertura a "prácticamente todos" los empleados a tiempo completo (y dependientes) y alguno de sus empleados a tiempo completo recibe un subsidio del Intercambio. Para 2023, la sanción mensual 4980H(a) es igual al número de empleados a tiempo completo de la ALE (menos 30) multiplicado por 1/12 de 2.880 $ para cualquier mes aplicable.
  • En virtud de la Sección 4980H(b), una ALE que ofrezca cobertura a prácticamente todos los empleados a tiempo completo (y dependientes) puede estar sujeta a sanciones si al menos un empleado a tiempo completo obtiene un subsidio del Intercambio porque la cobertura del empleador es inasequible o no proporciona un valor mínimo o la ALE no ofreció cobertura a todos los empleados a tiempo completo.Para 2023, la sanción mensual 4980H(b) impuesta a una ALE por cada empleado a tiempo completo que reciba un subsidio es de 1/12 de 4.320 $ para cualquier mes aplicable. Sin embargo, la sanción total para una ALE se limita al importe de la sanción 4980H(a).

Las siguientes empresas están sujetas a la obligación de declarar conforme a los artículos 6055 y 6056 del Código de Impuestos Internos (Internal Revenue Code, Code):

  • Empresas con planes de salud autoasegurados (declaración según el artículo 6055)
  • ALE con planes de salud totalmente asegurados o autoasegurados (declaración de la Sección 6056)

Las empresas que no son ALE y tienen planes de salud totalmente asegurados no están sujetas a estos requisitos de información de la ACA. Las empresas sujetas a esta obligación de información deben presentar anualmente determinados formularios al IRS y facilitar declaraciones anuales a las personas cubiertas por el plan de salud (en virtud del artículo 6055) y a cada uno de los empleados a tiempo completo de la ALE (artículo 6056). Tenga en cuenta que las ALE con planes autofinanciados deben cumplir ambas obligaciones de declaración. Sin embargo, para simplificar el proceso de declaración, el IRS permite a las ALE con planes autoasegurados utilizar un único formulario combinado para declarar la información requerida en virtud de las Secciones 6055 y 6056.

Si ha respondido "No", puede dejar de cumplimentar esta sección de la lista de comprobación, ya que su empresa no está sujeta a la presentación de informes ACA en virtud de las Secciones 6055 o 6056.

En virtud del artículo 6055 del Código, las entidades declarantes suelen presentar los formularios 1094-B (una transmisión) y 1095-B (una declaración informativa). En virtud de la sección 6056 del Código, las entidades presentan los formularios 1094-C (una transmisión) y 1095-C (una declaración informativa). Las empresas que declaran en virtud de los artículos 6055 y 6056 (es decir, las ALE con planes autoasegurados) utilizan un método de declaración combinado mediante la presentación de los formularios 1094-C y 1095-C.

Toda entidad declarante que deba presentar al menos 250 declaraciones debe hacerlo por vía electrónica.

Las entidades declarantes pueden recibir una prórroga automática de 30 días para presentar sus declaraciones al IRS cumplimentando y presentando el formulario 8809 (Solicitud de prórroga para presentar declaraciones informativas) antes de la fecha de vencimiento de las declaraciones.

Presentar declaraciones individuales antes de la fecha límite aplicable en 2023

Por lo general, las declaraciones escritas deben facilitarse a los particulares a más tardar el 31 de enero del año siguiente al año civil en el que se prestó la cobertura. Sin embargo, el plazo anual para la presentación de declaraciones se amplió 30 días cada año. En consecuencia, para el año natural 2022, el plazo para facilitar las declaraciones individuales finaliza el 2 de marzo de 2023.

En virtud de la ACA, las empresas con planes autoasegurados deben pagar anualmente las tasas del Instituto de Investigación de Resultados Centrados en el Paciente (tasas PCORI). Las tasas se declaran y abonan mediante el formulario 720 del IRS (declaración trimestral del impuesto federal sobre el consumo). El emisor del seguro de enfermedad es responsable de declarar y pagar estas tasas en el caso de los planes totalmente asegurados.

Las tasas del PCORI vencen cada año el 31 de julio siguiente al último día del año del plan. Para los años del plan que finalizan en 2022, el pago de la tasa PCORI vence el 31 de julio de 2023.

Los planes de salud y los emisores deben proporcionar un CBS a los solicitantes y afiliados para ayudarles a comprender su cobertura y tomar decisiones al respecto. El CBS debe incluirse en el material de inscripción del plan. Si la cobertura se renueva automáticamente para los participantes actuales, el CBS debe proporcionarse generalmente a más tardar 30 días antes del inicio del nuevo año del plan.

El SBC debe seguir unos estrictos requisitos de formato. Las agencias federales han proporcionado plantillas y materiales relacionados, incluidas instrucciones y un glosario uniforme de términos de cobertura, para que los utilicen los planes de salud y los emisores de seguros de salud. Debe actualizarse antes del periodo de inscripción abierta del plan para reflejar cualquier cambio en la cobertura para el próximo año del plan.

En el caso de los planes de autofinanciación, el administrador del plan es el responsable de proporcionar el SBC. En el caso de los planes asegurados, tanto el plan como el emisor están obligados a proporcionar el CBS; sin embargo, esta obligación se cumple para ambas partes si cualquiera de ellas proporciona el CBS. Normalmente, el emisor preparará el SBC para un plan de salud asegurado, aunque puede que el empresario tenga que proporcionarlo a los empleados.

El Departamento de Trabajo ha facilitado a las empresas modelos de notificaciones de intercambio, que deben personalizarse.

Según la ACA, los planes de salud colectivos y los emisores que exigen la designación de un proveedor de atención primaria participante deben permitir que cada participante, beneficiario y afiliado designe a cualquier proveedor de atención primaria disponible (incluido un pediatra para los niños). Además, los planes y emisores que proporcionan atención obstétrica/ginecológica y exigen la designación de un proveedor de atención primaria participante no pueden exigir autorización previa o derivación para la atención obstétrica/ginecológica.

Si un plan de salud requiere que los participantes designen a un proveedor de atención primaria participante, el plan o emisor debe proporcionar un aviso de estas protecciones para el paciente siempre que se proporcione a un participante la descripción resumida del plan (SPD) o una descripción similar de los beneficios. Si un plan está sujeto a este requisito de notificación, debe confirmarse que se incluye en los materiales de inscripción abierta del plan. El DOL dispone de un modelo de redacción.

Si tiene un plan protegido por derechos adquiridos, asegúrese de incluir información sobre el estatus protegido del plan en los materiales del plan que describen la cobertura del plan, como los SPD y los materiales de inscripción abierta.

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