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Cumplimiento de la FMLA

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Servicios de cumplimiento de la FMLA a través de AdvanStaff

La Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA) es una ley federal que proporciona a los empleados de las empresas cubiertas por la misma permisos no retribuidos, protegidos por el puesto de trabajo, por motivos familiares y médicos específicos. En general, los empleados que reúnan los requisitos pueden tomarse hasta 12 semanas de permiso al año por motivos que reúnan los requisitos de la FMLA, incluido el tratamiento de una enfermedad grave.

Puede resultar difícil determinar si las solicitudes de permiso de algunos empleados están cubiertas por la FMLA, por lo que hemos incluido a continuación información general para ayudarle a evaluar si un empleado puede estar protegido por la ley.

Requisitos para las vacaciones

Para tener derecho a la baja por FMLA, un empleado debe:

  • Estar empleado por una empresa cubierta
  • Haber trabajado para la empresa durante al menos 12 meses a partir de la fecha de inicio de la excedencia.
  • Haber acumulado al menos 1.250 horas de servicio para su empresa durante el periodo de 12 meses anterior a la excedencia.
  • Trabajar en un lugar en el que la empresa tenga al menos 50 empleados en un radio de 75 millas.

Se considera que una empresa del sector privado es una empresa cubierta por la FMLA si emplea a 50 o más trabajadores en 20 o más semanas de trabajo en el año natural en curso o en el anterior.

Como regla general, cuando los empleados que reúnen los requisitos necesarios se ausentan del trabajo por motivos cubiertos por la FMLA, los empleadores deben designar el tiempo libre como licencia FMLA, incluso si los empleados no solicitan específicamente la licencia FMLA. Los primeros pasos para el cumplimiento de la ley comienzan en su empresa. Usted necesita saber cuándo un empleado es elegible y/o está buscando tiempo de licencia y debe notificar a AdvanStaff para que podamos ayudarle con el proceso de licencia. Una vez que nos notifique la necesidad de licencia para uno de sus empleados, su Especialista en RRHH de AdvanStaff coordinará con su gerente y el Especialista en FMLA designado por AdvanStaff para ayudar a los empleados y gerentes con el cumplimiento de la FMLA.  

Un empleado que reúna los requisitos puede tomarse hasta 12 semanas de permiso en un periodo de 12 meses por cualquiera de las siguientes razones que cumplen los requisitos de la FMLA:

  • El nacimiento de un hijo o la entrega de un hijo al trabajador en adopción o en acogida, así como la necesidad de establecer un vínculo afectivo con el hijo en el plazo de un año desde el nacimiento o la entrega.
  • El tratamiento de un estado de salud grave que incapacite al trabajador para desempeñar sus funciones esenciales, incluida la incapacidad debida al embarazo y los cuidados médicos prenatales.
  • Necesidad de cuidar a un familiar directo que padezca un estado de salud grave, incluida la incapacidad por embarazo y los cuidados médicos prenatales.
  • Cualquier exigencia que se derive del hecho de que el empleado tenga un familiar directo que sea militar en servicio activo cubierto o que haya sido llamado al servicio activo cubierto.

Además, las empresas cubiertas deben conceder a los empleados que reúnan los requisitos necesarios hasta 26 semanas de permiso no retribuido durante un periodo de 12 meses para cuidar de miembros del servicio cubiertos con lesiones o enfermedades graves si estas personas son sus cónyuges, hijos, padres o parientes cercanos.

Las solicitudes de licencia pueden hacerse bajo políticas separadas, tales como licencia pagada por enfermedad o tiempo libre pagado (PTO). Estas políticas pueden requerir que los permisos remunerados acumulados se acumulen con los permisos FMLA, lo que significa que los permisos PTO y FMLA se producirán al mismo tiempo.

Los empleados no están obligados a mencionar la FMLA para que se aplique a su ausencia; sin embargo, los empleadores están obligados a iniciar el proceso de permiso FMLA cuando tengan suficiente información para creer que las solicitudes de permiso de los empleados pueden estar cubiertas por la FMLA. Para identificar cuándo las solicitudes de permiso de los empleados deben designarse como permiso FMLA, los gerentes y supervisores deben ser conscientes y reaccionar adecuadamente cuando reconozcan la posibilidad de que existan motivos de permiso que cumplan los requisitos de la FMLA, como por ejemplo para el tratamiento de un estado de salud grave que incapacite al empleado. Asimismo, los gerentes y supervisores que sepan que un empleado ha faltado al trabajo al menos 3 días y la razón esté probablemente relacionada con su propia enfermedad o lesión o posiblemente con la enfermedad de un dependiente, deben consultar con la gerencia de nivel superior, su especialista en RRHH de AdvanStaff y/o el especialista en FMLA de AdvanStaff para determinar si se debe ofrecer al empleado un permiso bajo FMLA.

Por "estado de salud grave" se entiende una enfermedad, lesión, impedimento o afección física o médica que requiera atención hospitalaria o tratamiento continuado por parte de un proveedor de atención sanitaria. La FMLA no se aplica a los reconocimientos médicos rutinarios (por ejemplo, un reconocimiento médico anual) ni a las afecciones comunes (por ejemplo, un malestar estomacal, gripe, etc.), salvo que surjan complicaciones.

Estos son algunos términos adicionales de la FMLA que hay que entender:

  • En todos los casos, se entiende por "incapacidad" la incapacidad de un trabajador para trabajar, incluida la incapacidad para desempeñar las funciones esenciales de su puesto, asistir a la escuela o realizar otras actividades cotidianas habituales debido a una enfermedad grave, así como el tratamiento y la recuperación de la enfermedad.
  • El término "tratamiento" incluye, pero no se limita a, exámenes para determinar si existe una enfermedad grave y evaluaciones de la enfermedad.

Para identificar cuándo las solicitudes de permiso de los empleados deben designarse como permiso FMLA, los gerentes y supervisores deben ser capaces de reconocer los motivos de permiso que cumplen los requisitos de la FMLA. Algunos tipos de permisos pueden estar claramente amparados por la FMLA, como la solicitud de un empleado de ausentarse del trabajo tras el nacimiento de un hijo. Otras solicitudes, incluidas las intermitentes, pueden ser más difíciles de evaluar. A menudo, los empleados no mencionan la FMLA en sus solicitudes de permiso. Sin embargo, los directivos suelen ser los más indicados para determinar cuándo estas solicitudes están cubiertas por la FMLA, ya que probablemente sabrán por qué los empleados solicitan tiempo libre.

Las circunstancias de los permisos varían según los empleados, por lo que es importante que los gerentes y supervisores comprendan los tipos de solicitudes cubiertas por la FMLA y juzguen cuidadosamente cada situación personal. He aquí algunos ejemplos de solicitudes de permiso que pueden estar cubiertas por la FMLA:

  • Un empleado solicita tiempo libre porque su cónyuge, hijo o padre está hospitalizado.
  • Un empleado solicita tiempo libre para una próxima intervención quirúrgica y un tratamiento de seguimiento.
  • A un empleado le diagnostican neumonía e indica que faltará al menos una semana al trabajo.
  • Un empleado solicita días libres por padecer migrañas.
  • A un empleado le diagnostican un cáncer y solicita tiempo libre para acudir periódicamente a las citas de quimioterapia y recuperarse.
  • Un trabajador solicita una excedencia de dos días a la semana para cuidar de su cónyuge, hijo o padre con una enfermedad crónica.
  • Un empleado solicita varias semanas libres para estar con su hijo recién nacido (en el plazo de un año desde el nacimiento del niño).
  • Un empleado solicita tiempo libre para organizar el cuidado de sus hijos debido al despliegue militar de su cónyuge.

Puede haber algunas situaciones en las que no estén seguros de si estas solicitudes y situaciones están cubiertas. Si no está seguro de si una solicitud está cubierta por la FMLA, póngase en contacto con su especialista en RRHH de AdvanStaff para obtener ayuda.

Un gerente debe iniciar el proceso de licencia FMLA después de determinar que la necesidad de un empleado de una licencia o ausencia de 3 días o más puede ser por una razón que califica para la FMLA. Este proceso incluye los siguientes pasos:

  1. Notifique a su especialista de RRHH de AdvanStaff o al departamento de bajas de AdvanStaff que cree que un empleado tiene derecho a una baja y/o la ha solicitado.
  2. Facilite a AdvanStaff toda la información que haya recopilado, incluida la fecha en que la persona faltó por primera vez al trabajo o tiene intención de ausentarse, el motivo de la ausencia, las circunstancias de la ausencia, la hora prevista si se conoce, el nombre completo de la persona y cualquier otra información que permita el análisis y el seguimiento.
  3. Trabaje con su equipo de AdvanStaff para determinar si el permiso reúne los requisitos de la FMLA o de cualquier otra legislación, incluida la ADA, las leyes estatales sobre permisos, las leyes estatales sobre permisos retribuidos y/o las leyes locales sobre permisos.
  4. Asegúrese de que todos los correos electrónicos y demás comunicaciones se reenvían a su equipo de AdvanStaff.

Su equipo AdvanStaff hará lo siguiente:

  • Comprobar si el empleado cumple los requisitos para acogerse a la licencia FMLA y proporcionarle un aviso de elegibilidad.
  • Proporcionar un aviso escrito de derechos y responsabilidades en el que se detallen las expectativas y obligaciones específicas del empleado en relación con su baja por FMLA (si cumple los requisitos).
  • Solicitar un certificado médico sobre el estado de salud grave del trabajador o familiar o solicitar un certificado de permiso familiar militar.
  • Seguimiento para recopilar la información que falte o llegue tarde del empleado.

Para garantizar que los empleados que regresan de un permiso se reintegran con éxito en el lugar de trabajo, los jefes y supervisores deben establecer expectativas claras sobre lo que ocurrirá durante el permiso del empleado y cuando regrese. Hay que hacer que los empleados se sientan bienvenidos y queridos a su regreso. Para facilitar su regreso, los jefes y supervisores pueden reunirse con los empleados para hablar de los cambios que se han producido en el lugar de trabajo durante su ausencia.

Formar a los directivos y supervisores para que sepan lo que hay que hacer cuando los empleados vuelven de la baja puede ayudar a las empresas a evitar infracciones de la FMLA. Los empresarios deben reincorporar a los empleados que regresan de un permiso FMLA a los mismos puestos que ocupaban antes del permiso o a "puestos equivalentes". Tales puestos son los que son casi idénticos en términos de salario, prestaciones y otras condiciones de trabajo, como responsabilidades, horario, lugar de trabajo y nivel de cualificación. Los directivos suelen estar más familiarizados con los puestos de trabajo y las tareas específicas de los empleados, lo que les permite ayudar a garantizar que estos factores no cambien cuando los empleados regresen de su permiso.

Un empleado que regresa de un permiso FMLA puede tener derechos en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) si tiene una discapacidad que cumpla los requisitos. Por ejemplo, un empleado puede tener problemas de salud que limiten su capacidad para desempeñar las funciones esenciales de su trabajo. Desde Los gerentes y supervisores son a menudo los primeros en responder a las revelaciones de discapacidad de los empleados, y pueden ser requeridos para comunicarse con el empleado para determinar la mejor manera de acomodar los problemas de salud del empleado. Los directivos y supervisores que tengan conocimiento de la discapacidad de un empleado o de una posible solicitud de adaptación deben consultar con su especialista en RRHH de AdvanStaff. 

Resumen

AdvanStaff HR está aquí para ayudarle a través del complejo proceso de la FMLA, así como para ayudarle a determinar si cualquier otro tipo de licencia es necesaria o permitida bajo las políticas de su empresa.

Si desea obtener más información sobre la FMLA, tiene a su disposición los siguientes recursos.

Póngase en contacto con el especialista en RRHH que le hayan asignado para obtener información y recursos adicionales sobre la FMLA.

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