Sistema de gestión de documentos (DMS)
Acceda a los documentos de la empresa y de los empleados las 24 horas del día.
Flexibilidad y seguridad
El sistema de gestión de documentos (DMS) de AdvanStaff HR permite a los directores/empleadores simplificar las tareas y ahorrar tiempo gestionando los documentos de forma segura a través del portal online de AdvanStaff.
Proporcionamos a los clientes un "archivador virtual" preconstruido. Su equipo puede determinar qué almacenar y empezar a cargar fácilmente sus documentos en el DMS. Los documentos generados por el sistema AdvanStaff HR eOnboarding se conservan automáticamente en el DMS.
Los gestores determinan qué tipos de documentos almacenar y qué carpetas utilizar. Según las reglas definidas, las carpetas de documentos son "visibles" u "ocultas" para el usuario que ha iniciado sesión en el portal de empleados o el portal de gestores de AdvanStaff HR Cloud.
Se puede acceder a estas carpetas o restringirlas seleccionando una de varias funciones de distintos niveles para que se ajusten a las necesidades del usuario.
Gestión avanzada de documentos:
- Ahorra tiempo y aumenta la eficiencia de los gestores, aumenta el cumplimiento de los registros y mejora el flujo operativo.
- Permite a los gestores segmentar fácilmente los formularios y documentos para facilitar su recuperación en el futuro.
- Conserva los documentos de apoyo relacionados con:
- Políticas
- Procedimientos operativos estándar (SOP)
- Formularios específicos de la empresa
- Competencias y educación
- Certificaciones de formación
- Identificación
- Asistencia
- Evaluaciones
- Discusiones disciplinarias
- Concede a los usuarios permiso a los gestores del centro de trabajo para realizar varios niveles de funciones.
- Ver | Cargar | Descargar | Imprimir | etc.
- Permite que los empleados accedan a los formularios, documentos, manuales, procedimientos y más, las 24 horas del día, desde su Portal de Autoservicio del Empleado.
- Organizar los archivos en una plataforma de almacenamiento electrónico seguro
- Ofrezca a sus empleados versiones actualizadas de los materiales las 24 horas del día, los 7 días de la semana
- Conserve copias válidas de las credenciales, tarjetas de trabajo o licencias importantes de los empleados y revíselas o imprímalas, a petición.
- Complementa el Portal de Autoservicio del Empleado
- Los manuales, políticas y procedimientos están siempre disponibles
- Es un sistema llave en mano y está preconfigurado con carpetas de documentos.
- Muchas carpetas permiten la visibilidad del empleado en el Portal de Autoservicio del Empleado.
- Las carpetas designadas NO tienen visibilidad de cara al empleado y están diseñadas para almacenar documentos con un mayor nivel de confidencialidad.
Gestionar documentos desde el Portal del Gestor
El sistema de gestión de documentos de AdvanStaff HR está preconfigurado y listo para funcionar desde el primer día. Una vez habilitado en su portal, una serie de carpetas de almacenamiento (con visibilidad para el usuario final) están disponibles y listas para su uso.
Capturas de pantalla
¿Qué es lo siguiente?
Cuando esté listo para utilizar el sistema de gestión de documentos:
- Rellene el "Formulario de solicitud de información sobre el programa"
- Nuestro equipo puede ayudar con las mejores prácticas y una guía de implementación.
- Determine quién necesitará acceso a los documentos y asigne "niveles" de acceso específicos.
- Tendremos que añadir esos permisos a sus credenciales del portal del gestor.
- Defina qué almacenar y cargue sus documentos
CONSEJO PROFESIONAL: Puede encontrar tutoriales útiles en todo el Portal del Gestor haciendo clic en el "signo de interrogación" en la parte superior derecha de cada pantalla.