California 2022 COVID-19 Instrucciones de información y tramitación de la baja por enfermedad remunerada (CPSL)

El 9 de febrero, el gobernador de California firmó la ley SB 114, que crea el nuevo artículo 248.6 del Código Laboral. La ley entró en vigor inmediatamente y es retroactiva al 1 de enero de 2022.

Obliga a los empleadores de California a proporcionar tiempo libre remunerado por determinadas razones relacionadas con el COVID. No existe ninguna desgravación fiscal o financiera directa para los empresarios por proporcionar 2022 CPSL. Se trata más bien de un coste para los empresarios que se suma a otros tiempos libres remunerados.

La ley se aplica a los empresarios con 26 o más empleados y a una serie de entidades públicas, y cubre a todos los empleados independientemente del número de horas que trabajen.

Apoyo de AdvanStaff a los clientes afectados de California

  • AdvanStaff ha creado dos formularios para que usted los utilice cuando alguno de sus empleados de California presente una de las razones que se enumeran a continuación y, por lo tanto, sea probablemente elegible para el Permiso de Enfermedad Pagado Suplementario de California.
  • Ambos formularios deben ser completados y enviados inmediatamente a su especialista en RRHH de AdvanStaff. 
  • Una vez cumplimentados los formularios y enviados a su especialista en RRHH, tendrá que presentar las horas aplicables / pagaderas para CPSL a través del procesamiento de la nómina en la que debe efectuarse el pago.
  • AdvanStaff ha establecido códigos específicos para que usted los seleccione con el fin de proporcionar la información adecuada en los talones de cheques de nómina. Su especialista en nóminas de AdvanStaff trabajará con usted para determinar qué código(s) se aplica(n).
  • Aunque AdvanStaff está prestando este apoyo administrativo, la ley no se ha desarrollado completamente y no todas las disposiciones están totalmente claras.

Formularios CPSL

FORMULARIO DE SOLICITUD DE VACACIONES Descargar
FORMULARIO DE APROBACIÓN-DENEGACIÓN - EMPLEADOR Descargar
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Sobre la ley California 2022 COVID-19 Ley de baja laboral remunerada

La ley se aplica a los empleadores con 26 o más empleados y a una serie de entidades públicas y cubre a todos los empleados independientemente del número de horas que trabajen. La ley de 2022 no se aplica a los empresarios con 25 o menos empleados y la responsabilidad de cumplirla comenzó el 19 de febrero de 2022.

Además de exigir a la empresa que pague el tiempo de baja por la situación relacionada con el COVID del empleado, permite a los empleados utilizar la baja para cuidar a sus familiares. Se define como miembro de la familia a un hijo, nieto, abuelo, padre, hermano o cónyuge.

Los empleados que no pueden trabajar o teletrabajar pueden utilizar el CPSL por los siguientes motivos

  • El empleado está sometido a un periodo de cuarentena o aislamiento relacionado con el COVID-19, tal y como se define en las órdenes o directrices federales, estatales o locales.
  • El empleado es aconsejado por un proveedor de atención médica para auto-cuarentena o aislamiento debido a las preocupaciones relacionadas con COVID-19.
  • El empleado o un miembro de su familia acude a una cita para recibir una vacuna o un refuerzo de COVID-19.
  • El empleado o un miembro de su familia experimenta síntomas relacionados con la vacuna o el refuerzo de COVID-19 que impiden que el empleado pueda trabajar o teletrabajar.
  • El empleado experimenta síntomas de COVID-19 y busca un diagnóstico médico.
  • El empleado está cuidando a un miembro de la familia que está sujeto a una orden o guía de cuarentena o aislamiento o que ha sido aconsejado para auto-cuarentena o aislamiento por un proveedor de atención médica debido a las preocupaciones relacionadas con COVID-19.
  • El empleado está cuidando a un niño cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado o no está disponible por razones relacionadas con la COVID-19 en las instalaciones.
  • El empleado da un resultado positivo o cuida de un familiar que da un resultado positivo a COVID-19.

La obligación de proporcionar CPSL sigue vigente hasta el 30 de septiembre de 2022. Sin embargo, si un empleado está utilizando la CPSL el 30 de septiembre de 2022 y la ausencia continuaría sin interrupción después del 30 de septiembre, el empleado puede seguir utilizando la CPSL disponible para esa ausencia.

Cuando se excluye a un empleado del lugar de trabajo debido a la exposición al COVID-19, los empresarios no pueden exigirle que agote primero el CPSL.

La cantidad máxima potencial de CPSL que puede recibir un empleado es de 80 horas para los empleados a tiempo completo (una cantidad proporcional para los demás empleados). La ley exige que el empresario cree y administre dos bancos de permisos separados de "hasta 40 horas".

  • Las horas de permiso de un banco de "hasta 40 horas" sólo estarán disponibles si el empleado da positivo en las pruebas de COVID-19 o está cuidando a un familiar que da positivo en las mismas.
  • Las horas de permiso del segundo banco de "hasta 40 horas" sólo estarán disponibles por otras razones cubiertas (cuarentena o aislamiento, citas para vacunación o recuperación, experimentar síntomas de COVID y buscar un diagnóstico médico, cierre de la escuela o lugar de atención por razones relacionadas con COVID-19 en las instalaciones).

En lo que respecta al segundo banco, el tiempo libre para una vacuna COVID-19 o una inyección de refuerzo puede ser limitado por el empleador a tres días o 24 horas. Este tiempo incluye el tiempo dedicado a asistir a una cita y/o a los síntomas relacionados con la vacuna COVID-19 o la inyección de refuerzo (para cada vacuna/refuerzo). Si un proveedor de atención médica verifica que el individuo sigue experimentando síntomas relacionados con la vacuna/refuerzo, se puede disponer de más de tres días o 24 horas de tiempo libre. Debido a esta excepción de "síntomas continuos" y a la posibilidad de que un empleado utilice el permiso por vacuna y para cuidar o asistir a un familiar, es posible que un empleado pueda utilizar todo el segundo banco de permisos para obtener y/o recuperarse de una vacuna/refuerzo COVID-19.

Habrá preguntas sobre cómo, y en qué cantidad, los empleadores deben categorizar las ausencias que califican total o parcialmente como ausencias de "primer" y "segundo" banco. Por ejemplo, ¿cómo deben asignarse las ausencias cuando una persona debe estar en cuarentena o aislada después de dar positivo en la prueba de COVID-19 o cuando un empleado da positivo en la prueba de COVID-19 después de experimentar los síntomas y buscar un diagnóstico médico? La ley no aborda actualmente esta cuestión, por lo que los empleadores tendrán que buscar orientación en el Comisionado de Trabajo de California.

En cuanto a la forma de calcular la cantidad de vacaciones que reciben los empleados:

  • Empleados a tiempo completo. Los empleados reciben 40 horas (por cada banco de vacaciones) si su empleador considera que trabajan a tiempo completo o si, por término medio, han trabajado o estaban programados para trabajar al menos 40 horas semanales en las dos semanas anteriores a la fecha en que tomaron la licencia.
  • Empleados que no trabajan a tiempo completo: Los empleados con un horario semanal normal reciben el número total de horas que suelen trabajar durante una semana (por cada banco de vacaciones). Los empleados que trabajan un número variable de horas y cuya permanencia es de seis meses o más reciben siete veces el número medio de horas que han trabajado cada día en los seis meses anteriores a la fecha de su permiso (por cada banco de permiso). Si sólo han trabajado entre ocho días y seis meses, los empresarios deben utilizar este mismo cálculo pero sobre todo el periodo de empleo del empleado. Los empleados que han trabajado siete días o menos reciben horas de vacaciones iguales a su número total de horas trabajadas (de nuevo, para cada banco de vacaciones).

Los empleados son los únicos que determinan cuántas horas de CPSL necesitan utilizar. Los empleados pueden elegir si van a utilizar la CPSL o alguna otra prestación de permiso remunerado o no remunerado que su empleador proporciona, o que la ley exige, para cubrir una ausencia.

Los empleados pueden utilizar la ley 2022 CPSL inmediatamente a partir del 19 de febrero si solicitan verbalmente o por escrito el uso de la licencia. La ley 2022 CPSL generalmente no contiene un lenguaje que permita a los empleadores pedir a los empleados que proporcionen verificación o documentación para justificar su necesidad de licencia. Los empleados pueden utilizar más de tres días o 24 horas de 2022 CPSL para recuperarse de la vacuna o el refuerzo si un proveedor de atención médica verifica que la persona tiene síntomas continuos de una vacuna o refuerzo. Además, los empleadores pueden exigir a los empleados que proporcionen la documentación del resultado de la prueba cuando se utilice el permiso para situaciones en las que el empleado o un miembro de su familia dé positivo en la prueba de COVID-19. Si un empleado se niega a proporcionar la documentación, el empleador puede denegar la licencia.

Cuando un empleado o un miembro de su familia da un resultado positivo en la prueba de COVID-19, los empleadores pueden exigir a los empleados que se sometan a otra prueba de diagnóstico a partir del quinto día después de la primera prueba y que presenten la documentación de los resultados. Es importante destacar que, en tal circunstancia, el empleador debe facilitar la prueba sin coste alguno para el empleado.

Por lo general, los empleadores incluyen el salario total, excluyendo el pago de la prima por horas extraordinarias, y lo dividen por el total de horas no extraordinarias trabajadas en los periodos de pago completos ocurridos dentro de los 90 días anteriores de empleo. Los empleadores dividirían por todas las horas trabajadas cuando el empleador paga al empleado "a destajo, por comisión o por otro método que utiliza todas las horas para determinar la tasa de pago regular".

Tanto si están "exentos" como si no, los empresarios no tienen que pagar más de 511 dólares por cada día que un empleado utilice la CPSL, ni más de 5.110 dólares en total. Los empleados que lleguen al máximo por los topes salariales pueden utilizar otros permisos retribuidos de los que dispongan ("top up") para que se les compense íntegramente durante la ausencia.

El departamento estatal de trabajo ha puesto a disposición un modelo de cartel que los empresarios deben exponer de forma visible en sus centros de trabajo. Si los empleados no frecuentan un centro de trabajo, los empresarios pueden distribuir el cartel por vía electrónica, por ejemplo, por correo electrónico.

California exige que la información relativa a la CPSL esté disponible en los recibos de sueldo o en otras notificaciones escritas que los empleados reciben el día de la paga.

Los empleadores sólo deben informar de las 2022 horas de CPSL que un empleado "utilizó" (informando de "cero horas" hasta que un empleado utilice CPSL). Dada la configuración de dos bancos, los empleadores deben incluir dos líneas separadas (una para cada banco) o una sola línea (que representa el total de las vacaciones utilizadas de ambos bancos.